TheStudioHub gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten betrokkenen hebben.
Deze privacyverklaring geldt voor de website, applicatie en overige diensten van TheStudioHub.
1. Wie is verantwoordelijk?
TheStudioHub is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
KvK-nummer: 42153876
Btw-identificatienummer: NL005543012B65
E-mailadres: info@thestudiohub.app
Studio’s en Docenten zijn zelf verantwoordelijk voor persoonsgegevens die zij voor hun eigen bedrijfsactiviteiten verwerken, bijvoorbeeld gegevens van deelnemers aan lessen of workshops.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het gebruik van TheStudioHub kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens;
- bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en factuuradres;
- profielgegevens, foto’s, logo’s, kwalificaties en verzekeringsgegevens;
- informatie over aangeboden ruimtes, prijzen, faciliteiten en beschikbaarheid;
- boekingsgegevens, zoals locatie, datum, tijd, prijs en boekingsstatus;
- betaal-, factuur-, terugbetalings- en uitbetalingsgegevens;
- verificatiegegevens, bijvoorbeeld een identiteits- of bedrijfscontrole;
- berichten, beoordelingen, klachten en supportverzoeken;
- kalender- en beschikbaarheidsgegevens bij gebruik van een kalenderkoppeling;
- technische gegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, loggegevens en gebruik van het Platform.
Volledige betaalkaartgegevens worden in beginsel rechtstreeks door de Betaalprovider verwerkt en niet door TheStudioHub opgeslagen.
Wij vragen Gebruikers om geen medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens in berichten, beoordelingen of vrije tekstvelden te plaatsen.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het aanmaken en beheren van accounts;
- het aanbieden, zoeken en boeken van ruimtes;
- het tot stand brengen en uitvoeren van Boekingen;
- het controleren van beschikbaarheid;
- het verwerken van betalingen, terugbetalingen en uitbetalingen;
- het versturen van boekingsbevestigingen en andere serviceberichten;
- het aanbieden van kalenderkoppelingen;
- het verlenen van ondersteuning;
- het behandelen van klachten, annuleringen en schadeclaims;
- het beveiligen en verbeteren van het Platform;
- het voorkomen en onderzoeken van fraude en misbruik;
- het nakomen van wettelijke en fiscale verplichtingen;
- het versturen van marketingcommunicatie, wanneer dit is toegestaan.
Wij gebruiken hiervoor een of meer van de volgende wettelijke grondslagen:
- Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking nodig is om het Platform of een Boeking uit te voeren.
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële administratie of een verzoek van een bevoegde autoriteit.
- Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, klantenservice en verbetering van het Platform.
- Toestemming: bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies of bepaalde marketingcommunicatie.
Een gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken.
4. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Studio’s en Docenten
Bij een Boeking delen wij de noodzakelijke gegevens tussen de Studio en de Docent. Dit kan gaan om namen, zakelijke contactgegevens, boekingsinformatie, toegangsinstructies en relevante communicatie.
Studio’s en Docenten mogen deze gegevens alleen gebruiken voor de uitvoering en administratie van de Boeking.
Dienstverleners
Wij kunnen persoonsgegevens delen met leveranciers van onder andere:
- hosting en databasebeheer;
- authenticatie en accountbeveiliging;
- betalingen en uitbetalingen;
- identiteits- en bedrijfsverificatie;
- e-mail en communicatie;
- kalenderintegraties;
- analytics en technische monitoring;
- boekhouding, juridisch advies en klantenservice.
Met leveranciers die namens TheStudioHub persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid.
Wij kunnen persoonsgegevens daarnaast delen met overheidsinstanties, toezichthouders, verzekeraars of juridische adviseurs wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is.
5. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer dit gebeurt, gebruiken wij een wettelijk toegestane doorgiftegrondslag, zoals:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
- goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
- aanvullende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
Meer informatie over internationale doorgiften kan worden opgevraagd via ons privacy-e-mailadres.
6. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In beginsel gebruiken wij de volgende termijnen:
- Account- en profielgegevens: zolang het account actief is en maximaal twee jaar daarna.
- Boekingsgegevens: maximaal vijf jaar na de laatste Boeking.
- Facturen en financiële administratie: minimaal zeven jaar.
- Klachten en supportverzoeken: maximaal twee jaar na afronding.
- Beveiligings- en loggegevens: in beginsel maximaal twaalf maanden.
- Marketinggegevens: totdat iemand zich afmeldt of bezwaar maakt.
- Verificatiegegevens: niet langer dan noodzakelijk voor verificatie en fraudepreventie.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is vanwege een wettelijke verplichting, fraudeonderzoek, openstaande betaling, klacht of juridische procedure.
Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk aanwezig blijven in beveiligde back-ups. Deze worden volgens de reguliere back-upcyclus verwijderd of overschreven.
7. Kalenderkoppelingen
Wanneer een Gebruiker een externe agenda koppelt, kunnen wij beschikbaarheidsgegevens en technische kalendergegevens verwerken.
Waar mogelijk verwerken wij alleen:
- of een bepaalde periode vrij of bezet is;
- de datum en tijd van een Boeking;
- een kalender- of gebeurtenis-ID;
- gegevens die nodig zijn om een afspraak aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.
Wij proberen de inhoud van persoonlijke agenda-afspraken niet te verwerken wanneer dit niet noodzakelijk is.
De Gebruiker kan de kalenderkoppeling intrekken via het Platform of via de instellingen van de kalenderprovider.
8. Cookies
TheStudioHub kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.
Noodzakelijke cookies worden gebruikt voor bijvoorbeeld:
- inloggen;
- beveiliging;
- sessiebeheer;
- het onthouden van instellingen;
- de technische werking van het Platform.
Voor niet-noodzakelijke analytische of marketingcookies vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.
Meer informatie over de gebruikte cookies wordt opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of in het cookievoorkeurenscherm.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Deze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:
- beveiligde en versleutelde verbindingen;
- toegangsbeperkingen;
- beveiligde authenticatie;
- logging en monitoring;
- back-ups;
- periodieke software-updates;
- afspraken met leveranciers;
- procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.
Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het geheimhouden van hun inloggegevens.
Een mogelijk beveiligingsincident kan worden gemeld via:
E-mailadres: info@thestudiohub.app
10. Geautomatiseerde besluitvorming
TheStudioHub kan geautomatiseerde systemen gebruiken voor het rangschikken van zoekresultaten, het controleren van beschikbaarheid en het signaleren van fraude of misbruik.
Wij nemen in beginsel geen besluiten die uitsluitend geautomatiseerd worden genomen en die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor een persoon hebben.
Wanneer dit in de toekomst verandert, wordt deze privacyverklaring aangepast.
11. Privacyrechten
Betrokkenen hebben, afhankelijk van de situatie, het recht om:
- persoonsgegevens in te zien;
- persoonsgegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking;
- persoonsgegevens te ontvangen of over te laten dragen;
- gegeven toestemming in te trekken;
- een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een verzoek kan worden ingediend via:
E-mailadres: info@thestudiohub.app
Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de aanvrager te controleren. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.
Wij reageren in beginsel binnen één maand. Deze termijn kan bij complexe of meerdere verzoeken worden verlengd.
Sommige gegevens kunnen niet direct worden verwijderd, bijvoorbeeld vanwege fiscale bewaarplichten, fraudepreventie, een lopende Boeking of een juridisch geschil.
12. Communicatie en marketing
Wij sturen serviceberichten die noodzakelijk zijn voor het gebruik van TheStudioHub, zoals:
- boekingsbevestigingen;
- betaal- en annuleringsberichten;
- beveiligingsmeldingen;
- wijzigingen in de dienstverlening of voorwaarden.
Deze berichten kunnen niet altijd worden uitgeschakeld zolang het account actief is.
Voor nieuwsbrieven en andere commerciële berichten vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk verplicht is. Iedere commerciële e-mail bevat een mogelijkheid om zich af te melden.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, leveranciers of gegevensverwerkingen veranderen.
De meest recente versie wordt op de website of in het Platform gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij Gebruikers waar passend per e-mail of via het Platform.
De datum bovenaan geeft aan wanneer de privacyverklaring voor het laatst is gewijzigd.
14. Contact en klachten
Vragen, verzoeken of klachten over privacy kunnen worden gericht aan:
TheStudioHub
info@thestudiohub.app
Wij proberen privacyklachten eerst rechtstreeks op te lossen.
Een betrokkene kan daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.